¿Cómo confeccionar una nómina?
La nómina es un documento básico para cualquier empresa que cuente con trabajadores contratados. Las empresas suelen disponer de personal administrativo o la ayuda de una asesoría laboral para la confección de las nóminas. También puede gestionarlo el propio empresario si es un trabajador autónomo y cuenta con una empresa de reducido tamaño con pocos trabajadores.
Sin embargo, la confección de una nómina no es tarea fácil para aquellas personas que no dominen de la materia, es por ello que se ve necesario formar a los interesados para que puedan aprender a realizar una nómina correctamente.
¿Qué es la nómina?
La nómina es el documento que reciben los empleados de una empresa cada mes donde se especifica el sueldo que van a recibir ese mes por el trabajo desempeñado y otros datos de interés. Además, refleja la relación entre la empresa y el empleado y en ella aparecen datos muy importantes a tener en cuenta por el empleado, como su aportación a la Seguridad Social o la retención de IRPF que se le aplica.
Para realizar una nómina se debe tener en cuenta diversas variables que influyen a la hora de calcular el salario total que recibirá el empleado por su trabajo:
- Tipo de contrato: Dependiendo de si tiene un contrato a jornada parcial o completa, indefinido o de duración determinada, el salario del trabajador variará, además del porcentaje de cotización a la Seguridad Social y el porcentaje de retención del IRPF.
- Situación personal del empleado: El IRPF retenido puede varias según la situación personal del trabajador (está casado, tiene hijos, tiene personas a su cargo...)
- Convenio Colectivo: Afecta a los complementos salariales, al cobro de las horas extras y percepciones de carácter no salarial como las dietas.
- Pagas extras: Depende de si las pagas están prorrateadas o se adjudicarán en sus partes correspondientes la nómina podrá variar.
- Categoría profesional y grupo de cotización: Afecta a la hora de calcular las bases de cotización a la Seguridad Social.
- Incapacidad temporal: Si el empleado ha estado de baja, esto influirá en su nómina.
Cómo confeccionar una nómina paso a paso
A la hora de confeccionar una nómina paso a paso es importante recalcar que se deben cumplir una serie de obligaciones legales para poder realizarla correctamente. Por ello, si tiene alguna duda específica, es recomendable que se ponga en manos de un experto en materia laboral para que pueda confeccionar una nómina correctamente.
La nómina dispone de varias partes estructuradas que deberán ser completadas. Son las siguientes:
Encabezado de la nómina
En el encabezado, la primera parte incluida en la zona superior el documento se reflejan los siguientes datos:
- Datos de la empresa: nombre legal, CIF, domicilio fiscal y Código de Cuenta de Cotización.
- Datos del trabajador: nombre completo, DNI, número de afiliación a la Seguridad Social, categoría, grupo de cotización, fecha de antigüedad y código de contrato.
- Periodo de liquidación: Mes trabajado al que hace referencia esa nómina. Se anotará la fecha de inicio, la de finalización y el total de días.
Devengos
En el apartado de los devengos se recogen todos los conceptos salariales que el empleado ha generado durante el mes trabajado y a los que no se les ha aplicado ninguna deducción. La suma de todos ellos genera el salario bruto del trabajador.
Estos devengos se dividen en percepciones salariales y no salariales:
- Percepciones salariales: Son el total de las percepciones económicas que el empleado recibe por su trabajo, bien en dinero o en especie, más los pluses que reciba. Estas percepciones cotizan a la Seguridad Social y se dividen en:
- Salario base: Cuantía económica que el trabajador recibe por los días trabajados.
- Complementos salariales: Cantidades extraordinarias que recibe el empleado por su trabajo (plus por convenio, plus por antigüedad, nocturnidad, peligrosidad...)
- Pagas extraordinarias: Según el convenio y el acuerdo entre el empleado y la empresa, las pagas extraordinarias podrán ser prorrateadas en el sueldo mensual.
- Horas extraordinarias: Si el empleado ha trabajado por encima de su horario laboral, la empresa deberá abonar estas horas extra que ha trabajado de más.
- Mejoras voluntarias: Si la empresa ofrece a los empleados parte de su sueldo en especie o retribución flexible. El total del salario en especie no deberá superar el 30% del salario bruto.
Una vez que sumemos todos estos devengos obtendremos como resultado el salario bruto del trabajador, que en la nómina quedará especificado como total devengado.
Deducciones
En esta parte se reflejan las cantidades que se descuentan de los devengos y que tendrán como resultado el salario neto del trabajador. Algunas de ellas son:
- Aportaciones del trabajador a las cotizaciones de la Seguridad Social y recaudación conjunta: Constituyen la suma de varias deducciones (contingencias comunes, desempleo, formación profesional, horas extraordinarias normales y de fuerza mayor) que se calculan restando un tanto por ciento a la base de cotización del empleado.
- IRPF: El Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas se calcula según los ingresos del trabajador y su situación personal.
- Anticipos: Se rellena si la empresa ha adelantado parte del salario al trabajador.
- Valor de los productos recibidos en especie: La cantidad del salario recibido en especie incluido en la parte de devengos se incluirá también en las deducciones.
- Otras deducciones: Se puede incluir préstamos que el empleado tenga que devolver a la empresa, cuotas sindicales...
Tras calcular de forma individual estas deducciones y sumarlas obtendremos el total a deducir, que será restado del salario bruto. De la resta de estas dos cantidades obtendremos el líquido a percibir, que será el salario neto que el trabajador recibirá.
Bases de cotización a la Seguridad Social
Las bases de cotización se incluyen en el pie de la nómina. Partiendo del total devengado, le aplicaremos a dicha cantidad el tipo de base de cotización correspondiente. Con ello, calcularemos la cuota por contingencias comunes, a las que habrá que sumar las cotizaciones por contingencias profesionales, conceptos de recaudación conjunta (desempleo, FP y FOGASA) y horas extraordinarias.
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