Diligencia de apertura de un libro de actas
El Libro de Actas es un documento obligatorio para todas las sociedades mercantiles. En él se recogen los acuerdos alcanzados en las Juntas Generales, Juntas Especiales y demás órganos colegiados de la empresa, así como los datos relativos a convocatorias, constitución del órgano y resultados de votaciones.
Durante el ejercicio contable es obligatorio celebrar al menos una Junta Ordinaria, aunque también pueden realizarse Juntas Extraordinarias si se convoca a los socios. Todas estas reuniones deben quedar reflejadas por escrito en el Libro de Actas correspondiente.
Los socios que asistan en representación de otros pueden solicitar una certificación de los acuerdos adoptados. Además, los administradores de la empresa deberán presentar anualmente este documento ante el Registro Mercantil, siempre que esté debidamente legalizado.
¿Cómo se elabora un Libro de Actas?
Antes de comenzar, es necesario realizar la diligencia de apertura del libro, lo cual se hace al constituir la empresa o al comenzar un nuevo ejercicio económico. Al completarlo, se lleva a cabo la diligencia de cierre, que recopila todos los datos finales del documento.
El Libro de Actas debe reflejar todas las reuniones realizadas, ya sean Juntas Ordinarias o Extraordinarias. Para redactar correctamente cada acta, es importante incluir:
- Día y hora de la reunión.
- Texto de la convocatoria y orden del día.
- Número de socios asistentes con derecho a voto, indicando si asisten personalmente o por representación.
- Resumen de los debates y las intervenciones solicitadas.
- Detalle de los acuerdos adoptados y su contenido.
- Resultado de las votaciones realizadas.
- Aprobación final del acta.
Una vez finalizado el ejercicio contable, se debe legalizar el Libro de Actas indicando el número total de actas, las páginas utilizadas, fechas de inicio y cierre, y las firmas correspondientes de los administradores.
Legalización digital del Libro de Actas
Con la digitalización, este proceso puede realizarse fácilmente mediante la plataforma Legalia del Registro Mercantil. Este software permite subir el archivo en distintos formatos y adjuntarlo al sistema tras firmarlo con certificado digital.
Una vez enviado, se genera un acuse de recibo automático que confirma la correcta presentación. A partir de ahí, se puede realizar la diligencia de apertura del nuevo libro para el siguiente ejercicio.
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